Se si vuole mantenere florida la salute finanziaria della propria azienda, non bisogna sottovalutare il controllo delle spese. Come fare? Adottando strategie efficaci per contenerle e massimizzando i profitti. Ecco alcuni suggerimenti pratici per gestire i costi in modo ottimale.
Suddividere in categorie le varie spese
Le spese aziendali possono essere suddivise in diverse categorie, tra cui costi operativi, quelli legati alle forniture, e ancora, i costi di assunzione e mantenimento del personale, marketing e tanto altro. Ogni categoria ha il potenziale per influenzare la redditività complessiva dell’azienda e richiede un’attenta gestione. Comprendere le varie tipologie di spese e monitorarle con attenzione è il primo passo per ottimizzare la gestione finanziaria dell’azienda.
La carta carburante: cos’è e a cosa serve
Le auto aziendali, si sa, ogni giorno percorrono centinaia di chilometri per raggiungere le sedi dei clienti o quelle dei fornitori. Le spese legate al consumo di carburante sono importanti, ma in aiuto alle aziende e delle imprese arriva la carta carburante, uno strumento di pagamento utilizzato per gestire le spese di carburante dei propri veicoli aziendali. Queste carte consentono ai conducenti di effettuare rifornimenti presso le stazioni di servizio designate e registrano automaticamente ogni transazione. Oltre al pagamento del carburante, queste carte possono offrire una serie di vantaggi aggiuntivi, tra cui il monitoraggio dettagliato delle spese, poiché registrano ogni transazione e il controllo perché consentono alle aziende di stabilire limiti di spesa giornalieri o settimanali per ciascun conducente, riducendo il rischio di usi impropri e garantendo un maggiore controllo sulle spese di carburante. Ce ne sono di diversi tipi, da quella monomarca, utilizzabile solo nei rifornimenti di un’unica compagnia petrolifera, a quelle multimarca, sfruttabili in più distributori, e quelle universali, che forniscono ulteriori servizi, come il pagamento dei pedaggi autostradali.
Strategie per contenere le spese aziendali
Non è facile mettere a frutto strategie aziendali per contenere le spese e massimizzare i profitti. Però, basta avere un po’ di fiuto per gli affari e passione per il management per imparare, anche con l’esperienza, ad adottare una serie di strategie per contenere i costi, come quelli legati al rapporto con i fornitori. Si può cercare di ottenere da loro prezzi più vantaggiosi, magari promettendo in cambio la fidelizzazione in quanto clienti. Inoltre, negli ultimi anni, sono sempre più usati software che consentono di automatizzare processi ripetitivi o basati su flussi di lavoro. Questi programmi informatici permettono di risparmiare i costi relativi all’assunzione e mantenimento di personale dipendente e inoltre consentono di risparmiare nell’uso di supporti fisici come carta e microfilm, strumenti che fino agli anni Ottanta venivano usati per archiviare i documenti. Un tempo, infatti, i documenti venivano gestiti manualmente, archiviati in cartelle o riposti in grandi magazzini. L’archiviazione, la ricerca e il recupero dei documenti richiedevano spazio, tempo e sforzi considerevoli. Da alcuni anni, sono stati introdotti concetti come la gestione del flusso di lavoro (workflow) e la collaborazione online che riducono tempi e costi.